Sollicitatiegesprekken

Veel werkgevers gebruiken telefonische sollicitatiegesprekken voor de eerste selectie van sollicitanten, of als reactie op een open sollicitatie. Dit kost minder tijd dan een persoonlijk gesprek. 

Voorbereiding is essentieel. Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt tijdens het sollicitatiegesprek.

Omdat je geen visuele aanwijzingen hebt over de reactie van de gesprekspartner op je antwoorden is actief luisteren extra belangrijk. Spreek duidelijk en zorg dat je enthousiast overkomt met betrekking tot het werk en de organisatie. Korte antwoorden zijn krachtiger dan lange, omslachtige zinnen. 

Als een vraag lastig te beantwoorden is, schrijf hem dan op, herhaal hem en vraag om een toelichting. Hiermee win je ook tijd om rustig na te denken. Het kan nuttig zijn om aantekeningen te maken, als dat je niet afleidt.

Het is handig om je brief en cv voor je te hebben liggen, en ook eventuele aantekeningen die je hebt gemaakt en een lijstje met vragen die je wilt stellen. 

Toon je belangstelling voor de functie en de werkgever door aan het einde een paar goed doordachte vragen te stellen. Bedank de gesprekspartner voor zijn of haar tijd.

Tips voor telefonische sollicitatiegesprekken:

• Zorg ervoor dat je een professioneel bericht op je antwoordapparaat of voicemail hebt staan.
• Zorg dat je alle relevante informatie bij de hand hebt wanneer je wordt gebeld. Bewaar gegevens van al je sollicitaties en het bijbehorende onderzoek dat je hebt gedaan in aparte mappen in de buurt van de telefoon.
• Breng huisgenoten/familie/partner/kinderen op de hoogte dat je telefoon verwacht.
• Glimlach. Dit beïnvloedt je stemgeluid en draagt ertoe bij dat je enthousiast en zelfverzekerd overkomt.
• Voer het gesprek staand. Dan ben je alerter en meer geconcentreerd.
• Vermijd afleiding en blijf rustig bewegen.

Recruiters van internationale bedrijven voeren sollicitatiegesprekken steeds vaker per video in plaats van telefonisch. 

Tips voor sollicitatiegesprekken per video:

• Test de apparatuur en de internetverbinding.
• Volg de instructies van de werkgever zorgvuldig op.
• Zoek een rustige plek.
• Zet je mobiel op stil. Net als bij een gewoon sollicitatiegesprek moet je telefoon op stil staan, of nog liever uitgeschakeld zijn.
• Focus de camera en test de microfoon.
• Oefen je antwoorden zittend voor de camera.
• Denk na over de achtergrond.
• Als de kamer een raam heeft, ga dan met je gezicht naar het licht zitten zodat je niet in de schaduw zit.
• Draag gepaste kleding.
• Houd je cv en de advertentie bij de hand.
• Wees bedacht op achtergrondgeluid.
• Kijk recht in de camera en glimlach.
• Ontspan je en wees voorbereid op technische problemen. Je gesprekspartner weet dat dit kan gebeuren. Als er iets misgaat tijdens het gesprek, kan je met de manier waarop je daarmee omgaat een goede indruk maken.

Bij sommige functies worden er meerdere gespreksrondes gehouden. Meestal wordt dit in het begin verteld, maar vraag in geval van twijfel om bevestiging van de procedure.

Het eerste gesprek

Een eerste sollicitatiegesprek is een onderdeel van het screeningsproces, en sommige kandidaten zullen de volgende fase niet halen. 

Het tweede gesprek

In een tweede sollicitatiegesprek wordt dieper ingegaan op de vaardigheden en eigenschappen die nodig zijn voor de functie. Sommige tweede sollicitatiegesprekken worden telefonisch gehouden, maar de meeste face-to-face. 

Als je tot de tweede ronde bent doorgedrongen, was je eerste sollicitatiegesprek succesvol, dus dan kun je dezelfde benadering volgen. Denk terug aan het eerste sollicitatiegesprek: 

• Welke vragen vond je moeilijk?
• Kwam je op een bepaald gebied zwak over? Zo ja, wees dan voorbereid op verdere vragen hierover.
• Op welke gebieden en op welke manieren denk je dat je indruk hebt gemaakt? Aarzel niet om deze sterke punten opnieuw uit te buiten.

Hoewel het eerste sollicitatiegesprek soms vrij algemeen is, is het tweede sollicitatiegesprek meestal meer toegespitst op de sector waarin de organisatie werkt. Bekijk nog eens wat je hebt gevonden over de functie en het bedrijf. Dan kom je deskundiger en zelfverzekerd over. 

Technische sollicitatiegesprekken

Soms is het tweede sollicitatiegesprek een technisch gesprek, waarin je vragen krijgt om te bepalen of je over de nodige technische kennis beschikt en of je in staat bent om de op de universiteit geleerde theorie toe te passen op praktische problemen.

Ze zijn misschien met name geïnteresseerd in een afstudeerproject of scriptie, inclusief de technieken en vaardigheden die je hebt gebruikt en hoe je met eventuele tegenslagen of problemen bent omgegaan. Ook kunnen ze echte of hypothetische problemen aan je voorleggen om je technische kennis te testen. Zorg ervoor dat je het onderwerp door en door kent en maak gebruik van praktische ervaring om je technische kennis te onderbouwen.

Bij sommige sollicitatiegesprekken is een panel van beoordelaars aanwezig, meestal ten minste drie mensen, die verschillende aspecten van de organisatie vertegenwoordigen. Zij horen je van tevoren te vertellen wie er in het panel zitten en wat ze vertegenwoordigen. 

In de volgende situaties kan er een panelgesprek worden gehouden:

• Als je solliciteert naar een baan in de publieke sector, bijvoorbeeld in het onderwijs of bij een lokale overheid
• Als je solliciteert naar een baan bij een groter bedrijf
• Bij een assessment

Panelleden kunnen zijn: 

• een voorzitter die het sollicitatiegesprek coördineert
• je toekomstige leidinggevende
• een hoger lid van het bedrijf of de instelling
• een toekomstige collega
• een vertegenwoordiger van Human Resources 

De voorzitter zal je meestal welkom heten en voorstellen aan de panelleden, die je elk een of meer vragen stellen. Probeer je antwoord te richten aan het relevante panellid of de persoon die de vraag heeft gesteld. Houd oogcontact met elk panellid.

Normaal gesproken word je aan het einde van het gesprek uitgenodigd om vragen te stellen. Maak van deze gelegenheid gebruik om meer te weten te komen over wat de functie inhoudt en te bieden heeft. Als je vragen stelt, toon je dat je belangstelling hebt voor de functie.

Competentiegesprekken bij een sollicitatie zijn gericht op specifieke competenties waarnaar werkgevers op zoek zijn. Onderzoek wijst erop dat een gestructureerd competentiegesprek een van de betrouwbaarste en effectiefste manieren is om een kandidaat te beoordelen.

Tijdens de meeste sollicitatiegesprekken komen competenties in enige mate aan bod, maar bij sommige op een formelere manier dan bij andere. 

Omdat gedrag in het verleden een goede indicatie is voor gedrag in de toekomst, vragen werkgevers vaak of je een competentie kunt aantonen door een ervaring te relateren aan de situaties die ze beschrijven. 

Hoe verloopt het?

Het sollicitatiegesprek is heel gestructureerd en de vragen zijn gericht op de competenties die in de functieomschrijving worden genoemd. Aangezien je die competenties al weet en van tevoren hebt nagedacht over voorbeelden van hoe jij ze waarmaakt, zullen er waarschijnlijk weinig verrassingen zijn. Je kunt voorbeelden gebruiken uit je opleiding, je werk, buitenschoolse activiteiten, interesses en hobby’s.

Je krijgt waarschijnlijk vragen over:

• eerder gedrag en handelen
• hoe je leert van eerder gedrag
• je vermogen om je aan te passen aan een nieuwe functie
• je kennis en inzicht met betrekking tot aspecten van de nieuwe functie

De vragen hebben vaak de volgende vorm: “Geef eens een voorbeeld van een keer dat…” of “Beschrijf een gelegenheid waarbij…” 

Men is geïnteresseerd in de afloop van de situatie en in wat je van de ervaring hebt geleerd. Een goede manier om je antwoorden te structureren is de STAR-methode:

• Situatie (In welke situatie bevond je je vlak voordat je de vaardigheid liet zien?)
• Taak (Welke taak stelde je jezelf? Wat was het probleem of de uitdaging?)
• Actie (Wat heb je gedaan? Geef expliciet aan welke rol je hebt gespeeld: schrijf acties van anderen niet aan jezelf toe, maar bagatelliseer vooral ook niet jouw sleutelrol.)
• Resultaat (Hoe liep het af? Waardoor had de actie wel of geen succes? Wat zou je een volgende keer anders doen?)

Zorg dat je tien tot vijftien minuten te vroeg bent, zodat je je nog even kunt opfrissen en even rustig kunt zitten om je voor te bereiden. Haal een paar keer diep adem als je voelt dat je gespannen en zenuwachtig wordt. Je kunt meteen een positieve indruk maken met een stevige handdruk en goed oogcontact. Friemel tijdens het gesprek niet met sieraden of muntjes in je zak. Probeer een comfortabele houding aan te nemen. Zit niet op de rand van de stoel, en leun ook niet achterover. 

Je hebt al iets belangrijks bereikt als je uitgenodigd wordt voor een gesprek. Buit bij je volgende sollicitatiegesprek deze kans optimaal uit door van tevoren inspiratie op te doen met de adviezen uit dit gedeelte ‘Sollicitatiegesprekken en assessments’. Veel succes!

• Basishandleiding voor videogesprekken
• Basishandleiding voor de STAR-methode
• Basishandleiding voor vragen bij een sollicitatiegesprek