Assessment Centres

Een assessment is een proces om te beoordelen of kandidaten beschikken over de vaardigheden die nodig zijn voor een functie en voor het toekomstpotentieel waar de organisatie naar op zoek is. Daarbij worden een aantal activiteiten of simulaties gedaan om deze factoren te testen. Soms worden in bepaalde onderdelen de taken en eisen van een bepaalde functie nagebootst.

Assessments duren in het algemeen tussen een halve dag en twee dagen en vinden plaats op een kantoor van de werkgever of een andere geschikte locatie, zoals een conferentiecentrum in een hotel of een opleidingscentrum.

Bij een assessment worden verschillende kandidaten in diverse situaties en oefeningen door een team van getrainde assessoren geobserveerd, aan de hand van vooraf benoemde competenties. Kandidaten werken meestal in teams van vier tot acht personen, maar sommige oefeningen worden individueel uitgevoerd.

Dit klinkt misschien allemaal nogal eng, maar bedenk:

• De aanwezigheid van meerdere kandidaten maakt het selectieproces zinvoller, omdat je zowel individueel als in teamverband kunt worden beoordeeld.
• Door de aanwezigheid van meerdere getrainde assessoren verloopt het proces eerlijker, aangezien bij consensus wordt beslist wie er wordt aangenomen.
• Dat vooraf benoemde competenties worden beoordeeld, betekent dat je wordt getest op de vaardigheden die belangrijk zijn om het echte werk te doen.
• Doordat er verschillende assessmenttechnieken worden gebruikt, krijg je meerdere mogelijkheden om je vaardigheden in verschillende situaties te laten zien, in plaats van dat je alleen wordt geselecteerd op basis van cv, motivatiebrief en gesprek.

Voor de selectie kunnen de volgende activiteiten worden gebruikt, al naar gelang de functie:

• psychometrische tests
• in-tray- of e-tray-opdrachten
• presentaties
• schriftelijke opdrachten
• rollenspellen
• gesprekken
• groepsopdrachten
• zakelijke casestudy’s
• fysieke uitdagingen

De werkgever verwacht niet van jou dat je uitblinkt in elke opdracht, maar dat je over de hele linie bevredigend presteert. Als je in sommige opdrachten minder goed bent, kun je dat bij andere opdrachten goedmaken.

Werkgevers hechten belang aan het objectieve karakter van het assessmentproces. Meerdere assessoren beslissen mee over de selectie, zodat persoonlijke (voor)oordelen een kleinere rol spelen. De uiteindelijke selectie van kandidaten pakt voor de werkgever meestal beter uit, en het komt minder vaak voor dat nieuwe medewerkers slecht presteren of zich niet thuis voelen in hun nieuwe werkomgeving.

Met een assessment kan de werkgever kandidaten ook inzicht geven in de bedrijfscultuur en de waarden van het bedrijf. Veel werkgevers gebruiken soms sessies om informatie te delen over het bedrijf en de aangeboden functies, en om zichzelf in de markt te zetten voor de kandidaten.

Aan het einde van het assessment komen de assessoren samen voor een slotsessie. Ze bespreken elke kandidaat, waarbij ze vertellen wat ze bij de diverse opdrachten aan de individuele prestaties van elke kandidaat is opgevallen. Aan de hand van het materiaal dat ze voor de verschillende opdrachten hebben verzameld, bespreken ze of je de vaardigheden en eigenschappen hebt laten zien die ze verlangen, en in welke mate.

Je prestaties worden afgezet tegen een bepaald niveau van een vaardigheid of gedrag, vaak ‘benchmark’ genoemd. Het is geen wedstrijd tussen de kandidaten. Als je voldoet aan de benchmark, krijg je normaal gesproken een functie aangeboden, of ga je door naar een volgende fase in het wervingsproces. Zelden is er van tevoren vastgesteld hoeveel kandidaten kunnen doorgaan.

Het komt voor dat na een assessment geen enkele kandidaat een baan aangeboden krijgt, maar ook dat alle kandidaten succes hebben.

In-tray-/e-tray-opdracht

Deze opdracht gaat meestal over je plannings- en organisatorische vaardigheden en je vermogen om prioriteiten te stellen en oordelen te vormen. 

Bij de meeste banen is tegenwoordig een belangrijke plaats weggelegd voor informatieverwerking; het is belangrijk om een goede beslissing te kunnen nemen over wat je doet met nieuwe informatie. De opdracht heeft als vorm in-tray (voor papieren informatie) of e-tray (voor digitale informatie), en is bedoeld om te testen hoe je met dit element van je werk omgaat.

Deze opdrachten worden steeds complexer, maar bepaalde algemene kenmerken zijn altijd hetzelfde.

Je krijgt een beperkte hoeveelheid tijd om een breed scala aan materiaal door te werken. Waarschijnlijk krijg je ook enige achtergrond over het bedrijf en jouw rol daarin. Sommige items hangen met elkaar samen. Je moet beslissingen nemen over hoe je op elk van de taken op je lijst reageert, en in welke volgorde. Soms krijg je in de loop van de opdracht nog aanvullende informatie of zijn er andere onderbrekingen waar je op moet reageren.

Je werkt onder aanzienlijke druk, en er is zelden tijd om alles af te maken. De aard van de informatie in je ‘bakje’ is meestal representatief voor dingen waar je in de functie mee te maken krijgt. Het is dus een simulatie van realistische werkomstandigheden.

Tips voor in-tray-opdrachten

• Lees alles wat je hebt gekregen zo snel en efficiënt mogelijk door.
• Denk na over de relatieve urgentie en belangrijkheid van elk item.
• Let op verbanden tussen items zodat je ziet wat je tegelijk of juist in een bepaalde volgorde moet afhandelen.
• Maak een korte notitie van elke beslissing en de redenering erachter.
• Blijf kalm wanneer je aanvullende informatie ontvangt, en beoordeel op dat moment de impact ervan.
• Als je je gestrest begint te voelen, haal dan enkele malen diep adem voordat je verder gaat.

Presentaties

Deze opdracht gaat meestal niet alleen over hoe je voor een publiek presenteert, maar ook over je plannings-, organisatorische en communicatieve vaardigheden. 

Een presentatie is bij een assessment een gebruikelijke opdracht. Veel mensen worden zenuwachtig wanneer ze een presentatie moeten houden, maar dat weten de assessoren. En de adrenaline die je krijgt van de zenuwen, kan ook voorkomen dat je er te ontspannen en nonchalant uitziet, en je helpen om een goede presentatie te geven. Bedenk ook dat dit het enige onderdeel is waarbij jij het proces bepaalt.

Soms word je gevraagd om een presentatie voor te bereiden over een bepaald onderwerp, soms mag je zelf een onderwerp kiezen. Je krijgt soms vóór je presentatie materiaal of een onderwerp om je op voor te bereiden. Bij een assessment moet je soms ook een presentatie geven op basis van materiaal dat je op de dag zelf krijgt.De lengte varieert, maar je kunt verwachten dat je vijf tot vijftien minuten moet praten en daarna vragen van het publiek gaat beantwoorden. Dit klinkt misschien lang, maar je zult verbaasd zijn hoe snel de tijd voorbijvliegt.

Je presentatie zal worden bijgewoond door een of meer commissieleden of assessoren. Voor het bedenken van de inhoud en om te kunnen anticiperen op vragen, is het belangrijk om te weten wie je publiek is. Probeer daar dus van tevoren achter te komen. Met de vragen testen ze niet alleen je kennis, maar ook hoe goed je communiceert, hoe alert je bent en hoe je reageert onder druk.

Je kunt aan je presentatievaardigheden werken door je te richten op de structuur, de inhoud en de stijl van wat je presenteert. Als je je het meeste zorgen maakt over het spreken voor publiek, bedenk dan dat je succes vooral afhangt van je voorbereiding, wanneer er nog geen publiek is.

Structuur

Alle goede presentaties hebben:

• een begin, waarin je aankondigt wat je gaat behandelen;
• een midden, waarin je het eigenlijke verhaal vertelt;
• een einde, waarin je de belangrijkste punten samenvat.

Inhoud

Houd het helder en eenvoudig, en maak het onderwerp niet te groot. Probeer niet te technisch te zijn en gebruik geen jargon dat het publiek in verwarring kan brengen.

Als je zelf een onderwerp mag kiezen, neem dan iets waar je graag over praat, maar wat waarschijnlijk niet door veel andere kandidaten zal worden gekozen. Als je je onderwerp goed kent, ben je natuurlijk zelfverzekerder, en een presentatie met een origineel onderwerp zal het publiek beter bijblijven.

Visuele hulpmiddelen kunnen je presentatie verrijken, op voorwaarde dat ze effectief worden gebruikt. Ga van tevoren na of dit wordt verwacht dan wel is toegestaan. PowerPoint is een geschikt hulpmiddel hiervoor. Je kunt je dia’s meenemen op een geheugenstick of op je laptop. En vraag ook weer na of de benodigde apparatuur beschikbaar is. Als je je ter plaatse moet voorbereiden, kun je op een flip-over de belangrijkste punten samenvatten.

Stijl

De assessoren zullen goed kijken naar hoe je de presentatie geeft, en hoe je het publiek erbij betrekt. Denk aan de volgende punten:

• Stemgebruik. Spreek duidelijk en een beetje luider en langzamer dan in een normaal gesprek. Zorg voor variatie in toonhoogte.
• Lichaamstaal. Sta rechtop, met je gezicht naar het publiek. Friemel niet met je handen, hou je armen niet over elkaar en stop je handen niet in je zakken.
• Oogcontact. Kijk naar je publiek en verdeel je aandacht over de aanwezigen.
• Beweging. Sta niet vastgenageld aan de grond, maar beweeg een beetje, zonder steeds heen en weer te lopen.
• Gebaren. Gebruik je handen om je woorden kracht bij te zetten.
• Gezicht. Als je glimlacht kom je enthousiast en zelfverzekerd over.

Oefening baart kunst

Neem elke gelegenheid te baat om je presentatie voor anderen te oefenen en om feedback te krijgen over structuur, inhoud en stijl. 

Presentatietips

Presentaties zijn zelden perfect. Zenuwachtig zijn is normaal, maar:

Doen:

• Je aan de tijd houden. Je assessoren hebben een schema om zich aan te houden en het is onprettig om halverwege je verhaal te moeten afbreken.
• Je concentreren op het onderwerp uit de instructies.
• Naar het publiek kijken. Zorgen dat je je dia’s goed kent en een spiekbriefje gebruiken. Lees niet alles voor.
• Verstaanbaar praten. Je presentatiestem oefenen.
• Langzaam genoeg spreken voor het publiek om je te kunnen volgen.
• Glimlachen aan het begin en aan het einde.

Niet doen:

• Friemelen. Dat leidt je publiek af van wat je zegt.
• Te veel speciale effecten gebruiken in een PowerPoint-presentatie.
• Verrast kijken bij een volgende dia, zelfs als je echt verrast bent. Als de verkeerde dia verschijnt, ga je gewoon door naar de volgende.
• Grappig proberen te zijn. Humor kan al gauw averechts werken, vooral bij een onbekend publiek.

Schriftelijke opdrachten

Schriftelijke opdrachten zijn bedoeld om je vaardigheden te testen op het gebied van planning, prioriteiten stellen, schriftelijke communicatie, besluitvorming en probleemoplossing.

Je kunt bijvoorbeeld als opdracht krijgen om een reactie op een klacht van een klant te schrijven of een rapport op te stellen over mogelijke markten voor een nieuw product. In alle gevallen krijg je informatie die je moet lezen, analyseren en interpreteren. Sommige schriftelijke opdrachten zijn in feite casestudy’s, waarin je informatie krijgt zoals rapporten, gegevens, interne en externe correspondentie en krantenknipsels.

De assessoren kijken naar je benadering van de test, je denkprocessen en de manier waarop je je bevindingen presenteert. Vaak is er niet één juist antwoord op de opdracht.

Soms komt je schriftelijke opdracht terug in andere onderdelen van het gesprek of het assessment. Wees erop voorbereid om je strategie en je bevindingen toe te lichten. Een assessor kan je verzoeken iets te vertellen over je methode, of vragen stellen over je aanbevelingen.

Tips voor schriftelijke opdrachten

• Kijk heel goed naar de informatie die je in het begin krijgt.
• Stel vast welke informatie minder relevant is voor je taak en besteed daar minder tijd aan.
• Doe concrete aanbevelingen of geef specifieke oplossingen. Wees niet vaag.
• Zorg dat je argumenten duidelijk en overtuigend zijn, en je conclusies ondersteunen.
• Zorg dat je genoeg tijd over hebt om te schrijven.

Rollenspellen worden gebruikt om realistische scenario’s te simuleren waarmee je in de functie geconfronteerd zou kunnen worden. Je moet hierin je communicatie- en onderhandelingsvaardigheden laten zien, en ook hoe je anderen beïnvloedt.

Je krijgt een schets van een scenario en eventuele ondersteunende informatie of documentatie. Daarna krijg je enige tijd om je voor te bereiden en wordt er een tijdslimiet gegeven voor het rollenspel, waarbinnen je geacht wordt de situatie tot een of ander einde te brengen. De persoon met wie je het spel speelt, wordt ook gebrieft, en krijgt te horen hoe hij of zij moet reageren op hoe jij de situatie aanpakt. Soms spelen assessoren de andere partij in het rollenspel, maar er wordt ook wel gebruik gemaakt van professionele acteurs.

Tips voor rollenspellen

• Lees de instructies zorgvuldig door en denk na over alle informatie die je krijgt.
• Maak een plan voor hoe je de discussie wilt afsluiten, en houd daar zoveel mogelijk aan vast.
• Ga direct vanaf het begin in je rol zitten en houd dat gedurende het hele spel vol.
• Wees beleefd maar treed resoluut op als dat nodig is. Neem het rollenspel serieus. 
• Streef ernaar dat je de ander overtuigt of dat de ander een concessie doet.
• Zorg ervoor dat je de discussie goed afsluit en herhaal nog eens duidelijk wat jullie hebben afgesproken of wat er nu gaat gebeuren.
• Eindig op een positieve en prettige manier.

Een belangrijk onderdeel van het assessmentprogramma is vrijwel zeker een gesprek met de werkgever.

Een assessmentgesprek is jouw kans om te laten zien dat je geïnteresseerd bent in de functie, wat je weet van de organisatie en waarom je denkt dat je geschikt bent voor de functie. Je moet je op dit gesprek extra goed voorbereiden.

Tips voor het assessmentgesprek

Vóór het gesprek:

• Lees je oorspronkelijke sollicitatieformulier of cv door en fris je geheugen op over de informatie die je tot nu toe hebt gegeven.
• Informeer jezelf nog beter over de organisatie en de functie, aan de hand van bedrijfsbrochures, websites, jaarverslagen, loopbaanservices, enz.
• Weet welke competenties de organisatie verlangt, en bereid een aantal overtuigende en specifieke voorbeelden voor van situaties waarin je deze hebt laten zien.
• Let in het nieuws en de kranten op berichten over de organisatie, haar concurrenten en andere zaken die van invloed kunnen zijn op hun bedrijf. Bereid je voor om de impact daarvan te bespreken. Je kunt bijvoorbeeld een Google-melding instellen, zodat je op de hoogte wordt gebracht van nieuwe informatie over het bedrijf. 
• Denk na en formuleer helder voor jezelf waarom je de baan wilt, en welke specifieke vaardigheden jij hebt waar zij waarde aan hechten. Zoek naar mogelijkheden om deze in een gesprek ter sprake te brengen.
• Neem als de functie direct verband houdt met je studie eventuele specifieke technische kennis door waarop je getest zou kunnen worden.

• Voorbeeldagenda van een assessment van één dag
• Voorbeeldagenda van een assessment van twee dagen