Regeling sponsoring studentenactiviteiten

Deze regeling richt zich op het mogelijk maken van activiteiten georganiseerd voor en door studenten, en is van toepassing op aanvragen op het terrein van de maatschappelijke, sportieve en culturele vorming van studenten van de TU Delft.

Welke eisen worden er gesteld aan de activiteiten en hoe doe je een sponsor aanvraag?

Een sponsoraanvraag dient schriftelijk via X ingediend te worden, tenminste 6 weken voor de aanvang van de activiteit en met de volgende deadlines in acht houdende:

Academisch kalenderjaar 2023-2024:

Wie kan er aanvragen? 
De organisatie van een activiteit moet in handen zijn van een studentenorganisatie gevormd uit de community van de TU Delft.

Welke eisen worden er gesteld?

1. Primair moet de activiteit georganiseerd worden ten behoeve van de TU Delft-studentengemeenschap. 
2. De minimale deelname aan het evenement is 50 personen en deelnemers zijn niet uitsluitend vereniging gebonden en tot slot minimaal 75% van de deelnemers is TU Delft-student. 
3. De activiteit dient een open karakter te hebben. Je dient aan te tonen hoe je andere TU Delft-doelgroepen, dan je eigen achterban, mobiliseert.
4. Ter promotie van het evenement dient op behoorlijke wijze publiciteit te worden gegenereerd.

De aanvraag wordt tevens beoordeeld op mate van innovatie en creativiteit. Dit is geen harde eis, maar kan wel meewegen in het eindoordeel. 

De aanvraag dient te bestaan uit:
Een ingevuld aanvraagformulier en vergezeld te gaan van een begroting. Hierbij dient te worden overlegd:

1. Een opgave van de eigen bijdrage van de organisatie en de deelnemers aan de activiteit.
2. Een indicatieve opgave van andere bronnen van inkomsten (sponsoring).
3. Een overzicht van uitgaven.

Hoe aanvraag in te dienen?
Een sponsoraanvraag dient gericht te worden aan: grantregulation-x@tudelft.nl met behulp van dit aanvraagformulier.

Toekenning van de sponsoring
Hoofdregel is dat activiteiten die voldoen aan de (bovenstaande) eisen in aanmerking kunnen komen voor sponsoring. Wanneer de commissie vragen heeft over de aanvraag, kan een gesprek verzocht worden. Enkel wanneer TU Delft positief besluit zal een contract worden toegezonden.

De hoogte van het bedrag is mede afhankelijk van de mate waarin de studenten van de betreffende activiteit profiteren en het aantal aanvragen per periode. Daarnaast zal de aanvraag ook worden getoetst aan het geldende beleid en bijbehorende speerpunten van de TU Delft.

Na toekenning van sponsoring kan de organisatie vragen om een voorschot van 75% van het toegezegde bedrag.
De organisatie dient zo spoedig mogelijk na afloop van de activiteit een eindafrekening in. Deze dient te omvatten:

1. Een gedetailleerd exploitatieoverzicht en een toelichting daarop.
2. Een opgave van de bijdrage van anderen dan de TU Delft (de organisatie zelf, derden etc.).
3. Een verslag van de gehouden activiteit. 
4. Een opgave van het totaal aantal deelnemers/bezoekers, waarbij tevens het aantal studenten van de TU Delft expliciet moet worden opgegeven.

Na ontvangst en goedkeuring van de eindafrekening wordt het resterende bedrag overgemaakt. Wanneer er sprake is van onderbesteding zal er naar rato worden ingehouden. Overschrijding van het budget is te allen tijden voor rekening van de organisatie.

Bijzondere bepalingen
Indien blijkt dat er in de redenen, die tot toewijzing dan wel afwijzing van het sponsor-verzoek hebben geleid, verandering is gekomen, kan een genomen besluit worden herzien. De gesponsorde organisatie dient X – TU Delft op de hoogte te stellen van mutaties zoals opheffing, verhuizing ect.

De gesponsorde organisatie stelt X – TU Delft in de gelegenheid inzage te nemen in alle boeken en bescheiden, voor zover niet betrekking hebbende op persoonlijke gegevens. De organisatie verstrekt alle inlichtingen, welke nodig zijn voor de beoordeling van de doelmatigheid van de door haar verrichte werkzaamheden.

Bij organisaties die jaarlijks of vaker aanvragen doen, wordt de eindafrekening en het verslag van de laatste activiteit meegewogen in het besluit de sponsoring al dan niet toe te kennen.

Er kan gemotiveerd afgeweken worden van deze regeling.