Massink heeft wel een voorbeeld om dat nog wat concreter te maken: “Een veiligheidskundige zegt dat de deur van je gebouw open moet, want je moet kunnen vluchten als er iets gebeurt. Een beveiliger daarentegen zegt dat de deur dicht moet, anders wordt er misschien gestolen. Moet die deur nu open of dicht? Bekijk je dat vanuit het gezichtspunt van Integrale Veiligheid, dan blijkt dat zo’n beslissing afhangt van de situatie. Als we vandaag een symposium met 6000 bezoekers hebben, dan gaat de deur open. Is er morgen een waardentransport, dan moet de deur dicht. Dat besluit kun je pas nemen als je al die facetten in beeld hebt.”

‘De kunst is om als organisatie niet telkens in een zogenaamde risico-regelreflex te schieten en dure maatregelen te nemen die misschien na een jaar niet meer nodig zijn.’

Met een helikopterview komen overkoepelende bevoegdheden. “In de mandaatregeling van de TU staat dat de directeuren HR, CRE&FM en ICT maatregelen op het gebied van veiligheid mogen nemen, mits dat in overeenstemming is met IV”, zegt Massink. Maar mandaat hebben is niet automatisch mandaat krijgen. Daarom werkt IV hard aan goede relaties, niet alleen binnen maar ook buiten de organisatie, zoals met de veiligheidsregio en de hulpdiensten, met managers integrale veiligheid van andere hogeronderwijsinstellingen en vanwege het RID ook met de andere nucleaire reactoren in Nederland. “Samenwerking ligt aan de basis van wat we doen,” aldus Massink.

Vanuit die samenwerking is IV onder meer betrokken bij nieuwbouwprojecten op de campus. “Wij adviseren over projecten in hun sociale context. Wat overdag een mooi gebouw is, kan ’s avonds wel eens een enge plek worden, waar mensen niet graag komen. Zorg je ervoor dat een pand 24 uur per dag aantrekkelijk is, wordt de campus beter gebruikt. Dat geeft ons weer een betere uitgangspositie ten opzichte van andere universiteiten”, legt Massink uit. “Door slim om te gaan risicomanagement, kunnen we dus ook kansen pakken.” Het is een voorbeeld van hoe integrale veiligheid kan bijdragen aan de strategische doelstellingen van de TU.

Veiligheidsrisicoprofiel

Glazige blikken ten spijt, het opstellen van het veiligheidsrisicoprofiel is ieder jaar wel een belangrijke klus voor IV. Op basis daarvan wordt namelijk het beleid voor het komende jaar bepaald. “Naast het verzamelen van relevante cijfers als ICT-data en overzichten van de meldkamer, zetten we een enquête uit onder medewerkers en studenten, waarin ze de kans en impact van verschillende risico’s kunnen scoren,” vertelt Duivenvoorden. Dan zie je de invloed van de actualiteit. “Cijfermatig wisten we wel dat er eens in de zoveel jaar een pandemie komt, maar mensen ervoeren dat niet eerder als een risico, terwijl het nu heel hoog scoort. ” Massink: “Een paar jaar geleden hoorde je juist veel over radicalisering, dat is nu weer van de agenda. De kunst is om als organisatie niet telkens in een zogenaamde risico-regelreflex te schieten en dure maatregelen te nemen die misschien na een jaar niet meer nodig zijn. We kunnen ons geld tenslotte maar een keer uitgeven.”

Crisismanagement

Je kunt je niet op elke crisis voorbereiden, althans niet in detail, is de boodschap. “Crisismanagement is onze beste raadgever. Daar liggen procedures voor vast, al is het werken binnen een crisisteam ook gewoon een kwestie van oefenen”, zegt Massink. IV organiseert daarom crisistrainingen voor alle faculteiten en directies, waarbij een responcel een incident simuleert en het crisisteam in kwestie moet reageren. Dat kan gaan om een brand of ongeval, maar ook om de binnenkomst van spookfacturen of een mediaschandaal dat de reputatie van de TU bedreigt. Al dat oefenen werpt zijn vruchten af: “Je moet als organisatie zijn voorbereid om in korte tijd de juiste besluiten te kunnen nemen. Dat waren we bij corona, we waren zelfs een van de eerste organisaties die maatregelen namen.”

‘Als er ergens in de wereld iets gebeurt, zeg een natuurramp of een ernstig ongeluk, dan weten we meestal binnen een half uur welke studenten of medewerkers er zitten’

IV begeleidde vorig jaar het centrale crisisteam en schoof later aan bij de taskforces die over de gefaseerde afbouw van de maatregelen adviseerden. Inmiddels is het crisisteam weer afgeschaald. “Als de informatiedichtheid en de urgentie onder een bepaald niveau dalen, dan komt de verantwoordelijkheid weer bij de reguliere afdelingen te liggen”, zegt Massink. “Simpel gezegd: alles waar andere mensen voor geleerd hebben binnen de organisatie, valt buiten de crisis. Neem digitale veiligheid, daar hebben we een uitstekende afdeling voor. Gebeuren er zaken die in de strafrechtelijke sfeer zitten, dan sluiten wij weer aan, bijvoorbeeld.” 

24/7 paraat

Bovenop dit alles staat Integrale Veiligheid ook bij operationele incidenten paraat. Massink en Duivenvoorden zijn zelfs 24/7 bereikbaar, gewoon, omdat ze dat belangrijk vinden. Er gebeurt namelijk altijd wat, en vaak in het weekend. “Is er een groot symposium waar iemand hersenvliesontsteking blijkt te hebben, dan moet je toch op zaterdagmorgen van alles en nog wat regelen om te zorgen dat het risico wordt ingedamd”, zegt Massink. Die paraatheid werkt: “Als er ergens in de wereld iets gebeurt, zeg een natuurramp of een ernstig ongeluk, dan weten we meestal binnen een half uur welke studenten of medewerkers er zitten en kunnen we checken of ze in veiligheid zijn. Daarvoor schakelen we met HR, ESA en de faculteiten”, vertelt Duivenvoorden.

Ook hier is trainen een belangrijk middel. “Met een training reisveiligheid proberen we studenten een basisbewustzijn mee te geven welke risico’s ze lopen in het buitenland. We informeren ze over landspecifieke risico’s en geven ze tips en tricks hoe ze daar het beste mee kunnen omgaan”, zegt Duivenvoorden. “In de VS is de alcoholleeftijd bijvoorbeeld 21. In andere landen zijn de verkeersregels weer heel anders, of de normen voor zedelijk gedrag. Zo geven we van alle landen een aantal belangrijke aandachtspunten. En we vertellen ze – geanonimiseerd – over incidenten met studenten die echt hebben plaatsgevonden.”

Cirkel van 25

IV staat dan wel altijd paraat, maar veiligheid is vooral een zaak van ons allemaal. “Iedereen zou zich verantwoordelijk moeten voelen binnen de bekende ‘cirkel van 25’, een gebied van zo’n 25 meter om je heen. Valt er daarbinnen iemand, dan schiet je die te hulp, wordt er iemand overvallen dan bel je de politie, en zie je iemand huilen dan vraag je wat er mis is en of je er wat aan kunt doen”, zegt Massink. Zelf gaat hij daarin nog wat verder. “Van de week stond ik te praten in het Mekelpark, toen ik twee elektrische bromfietsen met hoge snelheid over de busbaan zag aankomen. Dan stap ik de weg op met mijn hand omhoog, maar met halsbrekende toeren is het is ze gelukt om me te passeren. Die voelden zich duidelijk geen onderdeel van de campus en dat is jammer.”

Massink en Duivenvoorden vinden dat ze daarin een voorbeeldfunctie hebben. “Ik spreek mensen regelmatig aan, dat kan een hoogwerker zonder veiligheidsgordel zijn, of een vreemd type dat door de gang loopt”, zegt Massink. Maar daarnaast roepen ze ook ons op om zelf een steentje bij te dragen. “Laat allemaal eens zien wat je doet op het gebied van veiligheid. Spreek je collega’s dan aan en vraag ‘moeten we dat niet met zijn allen gaan doen?’ Doe zelf iets en gebruik dat om anderen in actie te brengen.” Duivenvoorden: “We zijn als TU-gemeenschap samen verantwoordelijk voor de veiligheid, dus we need you!”