In 1998 vraagt collega Connie van Dop aan Karin van Duijn of ze als secretaresse bij TBM wil komen werken. Ze heeft dan net een paar jaar in Taiwan gewoond en heeft wel oren naar de functie. “Ze hadden wat extra handjes nodig. Ik wist verder niet heel veel van de TU, maar kwam zelf wel uit Delft. En het leek me leuk werk en een leuke werkomgeving.”

In oktober van dat jaar start Van Duijn als uitzendkracht bij de vakgroep van Margot Weijnen. Kort daarop komt een vacature vrij voor het secretariaat van Economie van Infrastructuren (EvI), waar Van Duijn op solliciteert. Ze wordt aangenomen en in maart 1999 treedt ze officieel in dienst van de faculteit.

Een hoogleraar ‘managen’

Bij EvI wordt Van Duijn secretaresse van het hoofd van de vakgroep, hoogleraar Bill Melody. Ze herinnert zich nog haar eerste gesprek met hem. “Hij vroeg of ik wel in staat was hem te managen. Mijn antwoord was: ‘Ik ben een werkende moeder, hoezo zou ik dat niet kunnen? Alleen moet je je wel willen laten managen.’ Dat vond hij een goed antwoord. Daarna bouwden we al snel een goede band op.”

Behalve hoogleraar is Melody in die tijd ook editor van het wetenschappelijk tijdschrift Telecommunications Policy. Van Duijn: “Daar deed ik in eerste instantie vooral veel werk voor. Later ging ik ook zijn mail- en agendabeheer en andere dingen erbij doen. Een van mijn taken voor het tijdschrift was alle wijzigingen doorvoeren van artikelen die we binnenkregen. Dat ging allemaal handmatig, dus dat was behoorlijk bewerkelijk.”  

Stress door gesmolten spreadsheets

Dat geldt ook voor andere werkzaamheden, zoals het maken van readers, zegt Van Duijn. “Dan moest ik teksten uit boeken kopiëren en als hard copy aanleveren bij de drukker. Van de gebruikte teksten moest ik ook nog van alles registreren. Van het aantal woorden tot de bronnen van plaatjes. Dat was echt een megaklus. Door de ontwikkeling van internet werd dat natuurlijk allemaal steeds eenvoudiger.”

Maar wat de meeste stress oplevert, is het voorbereiden van colleges. Van Duijn: “Veel hoogleraren werken nogal last-minute. Wanneer je dan op het laatste moment iets voor ze moet printen, zorgt dat nog weleens voor problemen. Bijvoorbeeld door een vastlopend kopieerapparaat of een smeltende spreadsheet. Die waren toen nog van plastic. Al konden we daar soms ook wel hard om lachen.” 

Buitenlandse onderzoekers ontzorgen

Eind jaren 90 komen bij TBM ook de eerste onderzoeksprogramma’s van de grond. Dit betekent dat er steeds meer buitenlandse promovendi en onderzoekers naar de faculteit komen. Van Duijn: “Ik vond het heel leuk om kennis te maken met allemaal nieuwe culturen. Ze kwamen uit alle windstreken, van Iran tot Zuid-Afrika. Dat was ook een grote verrijking voor TBM zelf.” 

Omdat Van Duijn zelf ook in het buitenland heeft gewoond, weet ze hoe fijn het is als iemand je wegwijs maakt in een ‘nieuw’ land. Daarom schiet ze direct in de hulpstand. “Ik hielp bij het aanvragen van verblijfsvergunningen, regelde huizen en zocht uit waar de kinderen naar school konden. Ik hielp zelfs bij het aanvragen van kinderbijslag. En als mensen dan aankwamen, zette ik alvast de boodschappen klaar. Dat werd zeer gewaardeerd.”

Verbinder en luisterend oor van TBM

De extra taken die Van Duijn als secretaresse op zich neemt onderstrepen haar rol als verbinder. “Juist het contact met mensen zijn de krenten in de pap van mijn werk. Ik vind het heel belangrijk om relaties op te bouwen en dingen te delen, zowel over werk als privé. Omkijken naar elkaar en voor elkaar klaarstaan.” 

Secretaresses zijn volgens Van Duijn het luisterend oor van de organisatie. “Doordat we veel mensen spreken, weten we vaak goed wat er leeft. Ook zie ik het snel als iemand niet goed in z’n vel zit of ergens niet uitkomt. Daar spring ik dan op in. Als daar behoefte aan is tenminste. Mensen mogen nooit tussen de wal en het schip vallen.”

Sluiting van de campus: een zware tijd

Sinds zeven jaar werkt Van Duijn als secretaresse bij het decanaat van de faculteit. In deze periode maakt ze een van de dieptepunten uit haar TU-tijd mee: de sluiting van de campus door de covidpandemie. “Dat vond ik een verschrikking. Ik heb zo lang mogelijk doorgewerkt in het gebouw. TBM voelt als mijn huis, daar trek je mij niet zomaar uit.” 

Maar uiteindelijk moet ook Van Duijn geloven aan het thuiswerken. “Een hele rare gewaarwording, dat werken via een scherm. In een fysieke bespreking zie ik het altijd als iemand nog iets wil zeggen of niet begrijpt. Die signalen en lichaamstaal mis je online. Je ziet alleen maar wat schermpjes. Ook het sociale miste ik enorm.”

Inrichting van het nieuwe restaurant

Met haar vrolijke karakter, energieke houding en hands-on-mentaliteit heeft Van Duijn de faculteit veel kleur gegeven. Soms ook letterlijk. Wanneer ze in 2018 het ontwerp van het nieuwe faculteitsrestaurant ziet, trekt ze aan de bel. “Het was zo saai, ongezellig en inspiratieloos. Toen heb ik aan m’n leidinggevenden – die al akkoord hadden gegeven – gevraagd of ik me ermee mocht bemoeien. Dat vonden ze prima.”

Van Duijn laat haar creativiteit de vrije loop. “Als secretaresse ben ik echt van de details. Vooral de aankleding moest in mijn ogen anders. Meer zitjes, grotere tafels, vloerkleden, groen in plaats van beige op de muren, een goede koffiemachine. Het moest gewoon een aantrekkelijke plek worden, een soort huiskamergevoel. En dat is volgens mij aardig gelukt. Studenten zitten er vaak en ik zie groepen collega’s er regelmatig lunchen.”

Een perfecte match met TBM

25 jaar geleden had Van Duijn nooit gedacht dat ze zo lang bij TBM zou blijven. Maar ze heeft nooit de behoefte gehad om ergens anders te gaan werken. “TBM past gewoon perfect bij mij. De familiaire sfeer, de pioniersgeest, het verbindende. Het is ook nooit saai. Als ik ’s ochtends aan de slag wil, maar er is ergens in het gebouw een lekkage, dan ziet mijn dag er ineens heel anders uit. Gelukkig kan ik snel schakelen.”

Wel vindt ze het spannend hoe de faculteit zich de komende jaren gaat ontwikkelen. “We zijn door de jaren heen ontzettend hard gegroeid. Toen ik begon zaten we met z’n allen nog in de A-vleugel. B en C bestonden nog helemaal niet. Ik denk dat we nog voor mijn pensioen uit het gebouw groeien. Dan moeten we dus verhuizen. Dat lijkt me best gek. Ik denk dat ik dan – net als bij covid – een van de laatsten ben die het pand verlaat.”