Het ontbreken van contact zorgt ervoor dat veel patiënten zich eenzaam voelen, merkten de zorgmedewerkers in het Reinier de Graaf. Om iets aan de schrijnende situatie te doen, stuurde het ziekenhuis half maart een e-mail met een dringende oproep naar de TU Delft. “Daarin verzochten ze ons een tool te bedenken waarmee patiënten en familie eenvoudig contact kunnen maken en die tegelijkertijd het ziekenhuispersoneel ontlast”, zegt Marek Torbus, student Integrated Product Design. “Verplegers kwamen handen tekort om patiënten die niet met een telefoon of tablet uit de voeten kunnen te helpen bij het maken van contact met het thuisfront.”

Team van studenten

TU Delft greep het verzoek met beide handen aan. Marek maakt samen met een tiental studenten van de faculteit Industrieel Ontwerpen (IO) en Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) deel uit van het projectteam, waarover onderzoekers Elif Özcan, Merijn Bruijnes en Otto Visser de leiding hebben. Marek: “Toen dit verzoek bij Elif binnenkwam, had ik toevallig contact met haar over een afstudeeronderwerp. Als initiator van het project vroeg ze me of ik hieraan wilde meedoen. Ik was meteen enthousiast, het leek me erg mooi om mijn specialisme te kunnen inzetten voor mensen die het momenteel zwaar hebben.”

Extra motivatie

Ook Cédric Willekens, student Software Engineering, zei direct volmondig ja toen hij werd gevraagd. “Het probleem was helaas erg herkenbaar voor mij. De oma van mijn vriendin zat in een rusthuis en mocht vanwege corona geen bezoek ontvangen. Doordat ze geen telefoon of tablet had, was het vrijwel onmogelijk om contact met haar te krijgen. Ik zag hoe zwaar dat was voor mijn vriendin en haar familie. Dat gaf extra motivatie om hieraan mee te doen. Omdat mijn tentamens waren geschrapt, had ik hier gelukkig tijd voor.”

Eisen aan ontwerp

Eind maart bespraken het projectteam van TU Delft en het Reinier de Graaf waar de tool precies aan moest voldoen. Marek: “Het ziekenhuis wilde graag met een soort online boekingssysteem voor het inplannen van een contactmoment. Daarnaast moest het eenvoudig te gebruiken zijn voor zowel de patiënt als de familie. We hebben gekozen voor een website waar mensen kunnen inloggen en via Jitsi Meet een videoverbinding kunnen maken. Ik heb me voornamelijk bezig gehouden met het gebruiksvriendelijk inrichten van de website en videocommunicatie.

Ontwikkeling boekingssysteem

Toen het ontwerp was goedgekeurd, konden ook de software engineers aan de slag. Cédric: “Het meeste werk zat in het ontwikkelen van het boekingssysteem. Daarin kan het ziekenhuis aangeven op welke momenten er iemand beschikbaar is die de patiënt voorziet van een telefoon of tablet en helpt bij het maken van een verbinding. Op basis van die beschikbaarheid kiest de familie een tijdslot van 15 minuten en ontvangen ze een code waarmee ze op het geplande tijdstip kunnen inloggen en inbellen.”

Nieuwe tool voor IC-patiënten

Na vier weken ontwerpen, coderen en overleggen werd op 24 april de website wevisit.hospital gelanceerd. Momenteel worden de laatste tests uitgevoerd, waarna de eerste families en patiënten We\Visit – zoals de tool officieel heet – kunnen gebruiken. De huidige tool is vooral bedoeld voor mensen die niet op de IC liggen, benadrukt Marek. “IC-patiënten slapen het grootste deel van de tijd en worden op onverwachte momenten wakker. Dat maakt het lastig om een afspraak in te plannen. Speciaal voor IC-patiënten ontwikkelen we op de website nu de optie Message in a Bottle. Daarbij kan de familie een bericht of videoboodschap achterlaten, die de patiënt kan zien wanneer die wakker is.”

Privacy en open source data

Doordat de verbinding via de beveiligde server van het ziekenhuis verloopt, is de privacy van de patiënt en familie goed gewaarborgd, zegt Cédric. “We hebben gekozen om het niet via Google of Facebook te doen, zodat er geen gevoelige dingen worden opgenomen. De software achter We\Visit is wel openbaar. Dankzij open source data kunnen andere ziekenhuizen of verzorgingsinstellingen deze techniek overnemen en het binnen hun eigen systeem implementeren.”

Anders dan anders

De ongebruikelijke manier van werken door alle beperkingen is behoorlijk pittig, merken beide studenten. Cédric: “Fysieke meetings zijn vaak net iets efficiënter. In een videogesprek mis je bijvoorbeeld lichaamstaal en voelt het wat afstandelijker. Bovendien moest alles sneller dan normaal.” Marek: “Ook het testen van de tool door de gebruikers is anders. Normaal gesproken zijn we daar fysiek bij en kunnen we aantekeningen maken. Nu zijn we volledig afhankelijk van de feedback. Maar ondanks de beperkte middelen hebben we in korte tijd iets heel moois neergezet.”