Open Meetings: deel twee

Klik op de foto om door te gaan naar de fotogalerij

De TU Delft werkt dit jaar aan een strategisch framework voor de periode: 2018-2024. Bij het opstellen van dit framework proberen we een gedeeld beeld te ontwikkelen over de koers van de TU Delft. Het framework zal daarna voor alle besluitvormingsorganen in de universiteit als een soort kompas dienen.

Om tot een breed gedeelde visie te komen, hebben we een brede groep stakeholders om advies gevraagd. Eerst in de vorm van twaalf interne adviesgroepen die zich hebben uitgesproken over de prioriteiten van de universiteit op verschillende beleidsonderwerpen, daarna door de eerste contouren van het strategieplan voor te leggen aan eenieder die hierover mee wilde denken via negen ‘Open Meetings’.

9 Open Meetings over 6 strategische thema’s
Het verslag van de eerste vier Open Meetings, over de onderwerpen Research, Societal Impact en Students & Education (2x), vind je hier. Inmiddels zijn alle Open Meetings achter de rug, hieronder volgt een beknopt verslag van de laatste vijf bijeenkomsten: over People & Community (2x), Support Services (2x) en Campus & Estates.

Een greep uit de geopperde ideeën

Wetenschappers, ondersteunend medewerkers en studenten uitdagen en in staat stellen het beste uit zichzelf te halen: dat is in een notendop waar we het bij de laatste vijf Open Meetings over hebben gehad, met veel concrete aanbevelingen tot gevolg.

Excellentie ≠ one size fits all
Hoe stimuleer je medewerkers om het beste uit zichzelf te halen? Het antwoord van de deelnemers aan de Open Meetings is eenduidig: laat medewerkers in hun kracht excelleren. Excellentie is nooit ‘one size fits all’; stem beoordelingen af op individuele kwaliteiten en persoonlijke ontwikkeling. Ook voor studenten moet een uitdagende werkomgeving worden gecreëerd. Dit kan bijvoorbeeld door meer persoonlijke aandacht van inspirerende docenten, door MOOCs van de beste universiteiten aan te bieden, of door dreamteams als onderwijsvorm over te nemen. Ook het idee van ‘flexibiliteit’ vindt bijval. Dit kan via flexibele en modulaire cursussen, maar deelnemers zien ook een vorm van ‘flex-studeren’ voor zich, waarbij studenten kosteloos hun studie tijdelijk – of gedeeltelijk - on hold zouden kunnen zetten om zich gedurende deze tijd te richten op dingen die er nu dikwijls bij in dreigen te schieten, zoals een verblijf in het buitenland, een stage of extra curriculaire activiteiten.

Excellente ondersteuning voor iedereen
Voor alle medewerkers en studenten die het beste uit zichzelf willen halen en hun werk zo goed mogelijk willen doen, is excellente ondersteuning van essentieel belang. Volgens de deelnemers aan de Open Meetings rondom Support Services moet deze ondersteuning vooral simpel zijn voor de gebruiker: een ‘one stop shop’ of ‘plug&play’. Vermijd ‘van kastje naar de muur’: hier werd tijdens de bijeenkomst  geen goede vertaling voor gevonden, maar alle Engelstalige deelnemers leken te begrijpen wat er werd bedoeld. Hoog op het prioriteitenlijstje stond meer gebruiksvriendelijke software, minder platforms en systemen, en beter toegankelijke data. Voor studenten werd een ‘digi-mom’ geopperd, die de student digitaal bij de hand kan nemen. Dit leidde tot discussie: moeten de studenten meer bij de hand worden genomen, of  willen we juist toe naar een minder schoolse ondersteuning? De deelnemers kwamen er niet uit.

Samenwerking
Wel waren de deelnemers het erover eens dat het realiseren van een goede ‘one stop shop’ vereist dat processen meer als ketens worden gezien, die soms over de verschillende diensten heen lopen. Voor een dergelijke ketenbenadering is het belangrijk dat de verschillende ondersteunende diensten goed op elkaar zijn ingespeeld. Deelnemers aan de Open Meetings hadden volop ideeën hoe dit zou kunnen worden gerealiseerd. Er werd gedacht aan (korte) onderlinge uitwisselingen tussen de centrale ondersteuning en die op de faculteiten, of tussen de verschillende ondersteunende diensten – bijvoorbeeld tussen HR en communicatie. Ook de mogelijkheid om na een aantal jaar een nieuwe positie op te kunnen pakken bij een andere organisatie-eenheid werd op prijs gesteld.

Blauwe hart voor het leven
De deelnemers aan de Open Meetings zagen veel kansen voor een sterkere en blijvende betrokkenheid van alumni bij de universiteit; het blauwe hart voor de TU Delft is immers iets dat een leven lang blijft kloppen. Hierbij werd de noodzaak van wederkerigheid door de deelnemers onderstreept. Een alumnus heeft de TU Delft veel te bieden, als (gast)docent binnen het onderwijs, als studentcoach, als adviseur of als partner in een onderzoeksproject. Alumni kunnen op hun beurt profiteren van een sterk netwerk, van life long learning en van toegang tot de kennis die binnen de TU Delft ontwikkeld wordt. De suggestie om met een TU Delft tattoo het gemeenschapsgevoel kracht bij te zetten, zal misschien geen plek vinden in het strategisch framework maar we houden natuurlijk niemand tegen!

Campus met een kloppend hart
Het blauwe hart kwam ook terug in de Open Meeting over de Campus. Of dit hart nu werd voorgesteld als een centraal plein, hub, dorpskern, ontmoetingsplek of stamkroeg, wat volgens de deelnemers centraal moet komen te staan in de ontwikkeling van de campus is iets als een kloppend hart. Over hoe dit hart er dan uit zou kunnen zien, werden misschien wel de meest levendige discussies gevoerd die we de afgelopen meetings hebben mogen beleven. Suggesties varieerden van pop-up onderzoek en onderwijs, tot transparante (glazen?) onderzoeks- en onderwijsruimtes die door de terrasgangers op het centrale plein in real life kunnen worden gevolgd. Ook veel enthousiasme was er voor het idee om een ‘open innovation plaza’ te bouwen: een permanente plek voor de ‘vrijdagmiddagexperimenten’ van studenten en onderzoekers, maar ook ‘boeren, burgers en buitenlui’. Een aanbeveling die hiermee in lijn ligt, is de suggestie om flexibele faciliteiten voor meerdere doeleinden te ontwerpen om zo niet alleen efficiënt ruimtegebruik maar ook ontmoetingen te stimuleren. Eén ding stond in al dit denkgeweld niet ter discussie: dat op deze ontmoetingsplek goede koffie wordt geserveerd is van essentieel belang.

Relatie met de stad
De relatie met de stad Delft werd herhaaldelijk besproken tijdens de Open Meetings. Ook hier werd de wederkerigheid benadrukt. De campus zou voor inwoners van Delft een plek kunnen zijn om coole events te bezoeken als drone races of e-sports. Of waar Delftenaren als ‘weekend engineers’ aan het sleutelen kunnen slaan. Omgekeerd zouden onze onderzoekers en studenten vaker de stad in kunnen trekken en deze meer kunnen gebruiken als ‘Living lab’. Delft zou zich dan kunnen profileren als een Smart City waar spin-offs van de wetenschap als eerste hun weg vinden. De stad en campus kunnen samen zo een levendige broedplaats gaan vormen voor techniek en innovatie, wetenschap, experiment en bijzondere ontmoetingen.

Wat nu
Met de aanbevelingen uit de Open Meetings zal de conceptstrategie verder worden verfijnd. Het resultaat wordt vervolgens voorgelegd aan de Medezeggenschap en Raad van Toezicht. De definitieve versie van het Strategic Framework 2018-2024 zal naar verwachting dit najaar formeel worden vastgesteld. Zo spoedig mogelijk daarna zal het document beschikbaar zijn op deze website.

Wat straks
Nadat het strategisch framework formeel is vastgesteld, begint eigenlijk pas het echte werk: de implementatie. Dan gaan we met elkaar vorm geven aan de richting die in het framework is vastgelegd. Als eerste stap zullen decanen en directeuren gevraagd worden wat het framework voor hen betekent: hoe kunnen hun faculteiten en diensten bijdragen aan het uitwerken en concretiseren van de doelstellingen? Dit zal waarschijnlijk eind dit jaar een aanvang nemen.