Data voorbereiden voor publicatie

Voordat je je onderzoeksresultaten publiceert, is het nodig om stil te staan bij de vraag welke onderzoeksdata je open toegankelijk wil maken, voor wie, en of je daar de rechten toe hebt. Denk bijvoorbeeld aan de volgende aspecten.

Los problemen rondom intellectuele eigendomsrechten, ethiek en privacy op

Als je tijdens de planningsfase niet alle kwesties over eigenaarschap en exploitatie van de data hebt afgehandeld, is nu het moment om dat te doen. Niet alle data zijn gelijk. Als je vertrouwelijke of persoonlijke data hebt gebruikt, moeten deze worden beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang. De naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) door de TU Delft wordt op institutioneel niveau gecontroleerd door de Data Protection Officer (DPO).

Controleer het beleid van de tijdschriftuitgever m.b.t. de beschikbaarheid van data

Je zult waarschijnlijk over je onderzoek willen publiceren. Steeds meer tijdschriften eisen dat je de data die de basis van je publicatie vormen deponeert en aan je artikel koppelt. Controleer het beleid met betrekking tot de beschikbaarheid van data (Open Access) van het tijdschrift van je keuze.

Citeer je dataset

Om accurate citatie mogelijk te maken en te garanderen dat andere onderzoekers je data in de toekomst kunnen opvragen, moeten alle datasets worden voorzien van een persistent identifier. Als onderzoeker kun je een DOI reserveren om in je publicatie te gebruiken nog voordat je je data in een archief hebt gedeponeerd.

Data Access Statement

Sommige financiers eisen dat in publicaties een verklaring over de toegang tot de data wordt opgenomen, zodat de lezers weten waar de ondersteunende data te vinden is en onder welke voorwaarden ze kunnen worden geraadpleegd.  Een eenvoudige instructie om "contact op te nemen met de auteur" wordt normaal gesproken niet voldoende geacht. 
Data access statements moeten een persistente identificatiecode bevatten, zoals een Digital Object Identifier (DOI), die rechtstreeks verwijst naar de data of naar ondersteunende documentatie waarin de data in detail worden beschreven, hoe ze kunnen worden geraadpleegd en welke beperkingen eventueel van toepassing zijn.

• Als de data openlijk beschikbaar is, vermeld dan de naam van de data repository, samen met eventuele persistente identificatiecodes.
• Indien er juridische of ethische redenen zijn waarom de data niet beschikbaar kan worden gesteld, beschrijf deze dan.
• Als de data niet openlijk beschikbaar is, verwijs de gebruikers dan naar een permanent register waarin de toegangsbeperkingen of -voorwaarden worden beschreven waaraan moet worden voldaan om toegang te krijgen.
• Als u bestaande data van een andere bron hebt gebruikt, moet de bron worden gecrediteerd. 
• Het exacte formaat en de plaatsing van een datavermelding kan worden beïnvloed door de huisstijl van een publicatie.

Denk na over een datalicentie

Een duidelijke indicatie van de licentievoorwaarden is een essentieel aspect van open onderzoeksdata. De meeste datarepository’s hebben een standaardlicentie. Als je je data deponeert bij 4TU.ResearchData worden de data standaard in het kader van ‘Open Access’ toegankelijk gemaakt, met de mogelijkheid om een embargoperiode te hanteren waarin de data niet zichtbaar zijn voor het publiek. Je behoudt altijd het recht om de dataset in zijn huidige of toekomstige versie(s) elders te deponeren, naast het recht om als maker te worden erkend. Als de data repository van je keuze geen standaard datalicentie heeft, kies je zelf een datalicentie uit. Voor je data kun je een van de volgende licenties overwegen die voldoen aan de definitie van ‘open’. Voor open broncode kun je hier een licentie kiezen.

Kies voor een open data formaat

Of je data ook in de toekomst leesbaar zullen zijn, is afhankelijk van de bestandsindeling. Als de benodigde hardware/software niet meer wordt gebruikt, kunnen data onleesbaar worden. Wij adviseren met klem om een standaard, uitwisselbare of open bestandsformaten te gebruiken. 4TU.ResearchData heeft een lijst met voorkeursbestandsformaten.

Heb je nog vragen over de voorbereiding van je publicatie? Neem contact op via library.tudelft.nl.

Op de RDM portal vind je informatie over het beheren van onderzoeksdata voor elk stadium van je onderzoek.