Privacyverklaring voor sollicitanten TU Delft
We hechten als Technische Universiteit Delft (TU Delft) veel belang aan de privacy van sollicitanten. In deze privacyverklaring voor sollicitanten informeren wij jou hoe wij omgaan met jouw gegevens.
Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle verwerkingen van gegevens die in het kader van de sollicitatieprocedure door de TU Delft worden gedaan.
Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Technische Universiteit Delft, gevestigd aan de Mekelweg 5, 2628 CB in Delft is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens.
De functionaris gegevensbescherming houdt toezicht op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De functionaris van de TU Delft is te bereiken via privacy-tud@tudelft.nl.
Welke gegevens worden verwerkt?
De TU Delft verwerkt de door jouw verstrekte gegevens omtrent een sollicitatie. Het is ook mogelijk dat jouw gegevens via een recruitmentbureau worden verstrekt en door ons worden verwerkt. Daarnaast wordt de beoordeling van je geschiktheid voor de vacature waarop je solliciteert vastgelegd.
Bij sommige sollicitatieprocedures wordt een assessment, internet onderzoek en/of in de laatste fase van de selectie een pre-employment screening (achtergrondonderzoek) uitgevoerd. De resultaten hiervan legt de TU Delft bij jouw gegevens vast.
Doel voor het verwerken van jouw gegevens
TU Delft verzamelt en verwerkt de gegevens van kandidaten die kenbaar willen maken dat zij interesse hebben voor een positie bij de TU Delft. De persoonsgegevens worden gebruikt om de geschiktheid voor de betreffende functie te kunnen beoordelen, maar ook om bijvoorbeeld om een sollicitant uit te kunnen nodigen voor een sollicitatiegesprek.
Daarnaast wordt de data gebruikt om het werving- en selectieproces zo verantwoord, efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen en we dit proces goed kunnen monitoren en optimaliseren. Hiervoor maken we bijvoorbeeld rapportages. De rapportages en eventuele bijbehorende adviezen zijn nooit tot een persoon te herleiden.
Grondslag voor het verwerken van jouw gegevens
Jouw gegevens zijn nodig, zodat we kunnen overwegen of je geschikt bent voor de beschikbare vacature met als doel om uiteindelijk (bij geschiktheid) tot een arbeidsovereenkomst te komen.
De verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk om op jouw verzoek vóór de sluiting van een (arbeids)overeenkomst maatregelen te kunnen nemen (GDPR art 6(1)(b)). Zonder jouw gegevens kunnen we je sollicitatie niet in behandeling nemen.
Indien een sollicitatieprocedure afgelopen is, en niet tot een arbeidsovereenkomst is gekomen, kun je tijdens de sollicitatie aangeven dat we je gegevens mogen bewaren (maximaal één jaar) voor bijvoorbeeld toekomstige vacatures en is hierdoor jouw toestemming de legitieme grondslag voor het verwerken.
Wie kunnen mijn gegevens inzien?
Medewerkers van de TU Delft, en in sommige gevallen geselecteerde externen, die betrokken zijn bij de werving- en selectie van de betreffende vacature waar jij op reageert, kunnen je gegevens inzien. Verder kunnen binnen de TU Delft alleen geautoriseerde beheerders van het recruitmentsysteem toegang verkrijgen tot de data.
TU Delft kan jouw gegevens delen met bedrijven die ons helpen bij het selecteren van kandidaten. Denk aan werving- en selectiebureaus en uitzendbureaus. Ook kan de TU Delft jouw gegevens delen met leveranciers van assessments. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een persoonlijkheidstest. Indien wij met een externe partij werken wordt altijd aan jouw om toestemming gevraagd om je gegevens te de delen met de betreffende partij.
Waar staat de data?
Lumesse BV, gevestigd te Leiden, is, conform de spelregels van Europese Aanbesteding, geselecteerd als leverancier van een dergelijk softwarepakket. Met de keuze van deze leverancier komt de data niet meer binnen de TU Delft te staan, maar op systemen van de leverancier. Met Lumesse BV zijn contractuele afspraken gemaakt die volledig voldoen aan de normen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de nieuwste privacywetgeving.
Lumesse maakt gebruik van de diensten van Amazon Web Services Inc. (Amazon) om data op te kunnen slaan. Daartoe zijn door middel van contractuele afspraken de privacy en security van informatie volledig gewaarborgd. De geëencrypte data staan en blijven op servers van Amazon in Frankfurt am Main (Duitsland), in een beveiligd en ISO-gecertificeerd datacenter, en bevinden zich derhalve binnen de Europese Unie.
Wie heeft toegang tot de data?
Amazon kan de data niet inzien. Lumesse heeft als beheerpartij van de software wel toegang tot de data. Tussen TU Delft en Lumesse is een verwerkersovereenkomst afgesloten conform wettelijke privacy normen. Binnen de TU Delft hebben alleen geautoriseerde ICT beheerders toegang tot de data.
Bewaartermijn
We hanteren een bewaartermijn van vier weken na einde sollicitatieprocedure per kandidaat. Deze termijn is nodig om de administratieve handelingen te voltooien en bij eventuele annulering contact op te kunnen nemen met andere kandidaten.
Je kunt tijdens je sollicitatie aangeven dat we je gegevens maximaal één jaar na indienen van de sollicitatie in portfolio mogen houden voor gebruik bij andere vacatures.
Heb je toestemming gegeven, maar wil je deze voor het eind van de bewaartermijn intrekken, neem dan contact op met het HR Contact Centre van de TU Delft via op hrservices@tudelft.nl.
Gegevensveiligheid
De TU Delft maakt gebruik van een recruitmentsysteem voor het monitoren van het wervings- en selectieproces. Verschillende methoden, zoals firewalls (bescherming van netwerk/computer), inbraakdetectiesoftware en beveiligingsprocedures en organisatorische maatregelen worden ingezet om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies, beschadiging, ongeoorloofde toegang en oneigenlijk gebruik. De overdracht van jouw gegevens naar en uit het recruitmentsysteem is beveiligd om te voorkomen dat iemand kan meelezen.
Hoe kan ik mijn privacy rechten uitoefenen?
Als je solliciteert bij de TU Delft heb je het recht op:
- inzage in jouw gegevens;
- het aanpassen van je gegevens, indien deze feitelijke onjuistheden bevatten;
- het wissen van je gegevens;
- het overdragen van jouw gegevens;
- beperking van de betreffende verwerking jouw gegevens;
- bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens.
Een dergelijk verzoek kun je indienen via privacy-tud@tudelft.nl.
Is er iets onduidelijk?
Bij vragen over de privacy verklaring kun je contact opnemen via privacy-tud@tudelft.nl.