Eenvoud en herhaling helpen bij het creëren van een sociaal veilige introductieweek
In deze interviewreeks vertellen experts over hun visie op en ervaring met sociale veiligheid. Dit keer spreken we met Suze Vernooij, voorzitter, en Mette van den Heuvel, vice-voorzitter van het bestuur van de OntvangstWeek (afgekort tot OWee) 2024, de introductieweek voor studenten. In hun bestuursrol zorgen ze ervoor dat deze week, waarin studenten vaak voor het eerst kennis maken met Delft, de TU en elkaar, op rolletjes loopt. Dit jaar was er veel en expliciete aandacht voor sociale veiligheid.
Kun je iets vertellen over jullie bestuursperiode en je ervaringen?
Suze: Ik wilde iets naast mijn studie doen, en ik heb eerder in een OWee-commissie gezeten. Wat mij aantrok aan een rol in het OWee-bestuur is dat het een balans is tussen iets heel leuks, maar tegelijkertijd ook iets heel leerzaams. Er zijn tastbare doelen en ik kijk terug op iets wat echt betekenisvol was.’
‘De rol die ik had, voorzitter van het bestuur, had twee hoofdaspecten. Intern hield ik de voortgang en het welzijn van het bestuur in de gaten. Extern verzorgde ik samen met Mette de persrelaties en nam ik deel aan veiligheidsoverleggen met verschillende partijen, waaronder de gemeente en politie.’
Mette: ‘Ik had een half jaar vrij voordat ik aan mijn master zou beginnen en ik wilde die tijd graag gebruiken om mezelf verder te ontwikkelen. Ik vind het leuk om naast mijn studie activiteiten te ondernemen om mijn horizon te verbreden en vaardigheden te ontwikkelen die ik niet in de colleges tegenkom. Ik werd enthousiast over de OWee nadat ik, net als Suze, in een commissie had gezeten, wat ertoe leidde dat ik in het OWee-bestuur ben gegaan.’
‘Mijn rol in het bestuur was vicevoorzitter en Hoofd Communicatie. Dat betekent dat ik verantwoordelijk was voor communicatie met de gemeente en de pers, maar ook met de deelnemers van de OWee via sociale media en de app. En ik deed al het designwerk. Daarnaast hield ik me bezig met welzijn en sociale veiligheid, samen met mijn collega-bestuurder, Sybe. Het is een onderwerp wat ik heel belangrijk vind, dus daar heb ik veel tijd ingestoken.’
Wat houden die veiligheidsoverleggen met de gemeente en politie in? Omvat dit ook sociale veiligheid?
Suze: ‘Voordat de OWee start, hebben we verschillende veiligheidsoverleggen. Met de campusbeveiliging en het interne veiligheidsteam van TU Delft, maar ook met de gemeente, politie en handhavers die uiteindelijk onze vergunningen goedkeuren. Tijdens de OWee zelf hebben we dagelijks ochtendoverleg over veiligheid. Sociale veiligheid wordt steeds prominenter in deze gesprekken. Vertegenwoordigers van grote studentenverenigingen sluiten aan om de dag ervoor te bespreken. Dat gaat ook over sociaal onveilige, of überhaupt onveilige situaties, zodat dat goed wordt afgehandeld.’
Welzijn en sociale veiligheid was een van de vier pijlers van jullie bestuur. Was het jullie initiatief of is dat vooraf bepaald?
Mette: ‘Sociale veiligheid is een onderwerp dat steeds belangrijker wordt, ook, of misschien wel juist onder studenten. Omdat de OWee vaak de eerste kennismaking is met het studentenleven vonden we het heel belangrijk om hier aandacht aan te besteden. Zodat nieuwe studenten zich veilig en welkom voelen, en weten waar ze terechtkunnen als er iets niet goed gaat. Daarom hebben we het expliciet opgenomen in ons beleid en gekeken hoe we samen, ook met studie- en studentenverenigingen, verbeteringen konden doorvoeren. Zelf ben ik vertrouwenspersoon bij mijn vereniging, wat ik erg belangrijk vind.’
Suze: ‘Ik ben het helemaal met Mette eens. Tijdens zo’n nieuwe fase in je leven, waarin je zelfstandiger wordt, op jezelf gaat wonen, veel dingen nieuw en spannend zijn, is het onmisbaar dat je je veilig voelt. Studenten komen vaak in een totaal nieuwe omgeving, het is belangrijk dat ze weten waar ze terechtkunnen met vragen of problemen. Door openheid te creëren en bespreekbaarheid te stimuleren, help je hen een goede start te maken. Als die basis goed is, nemen ze dat hun hele studententijd mee.’
Je kunt niet alles voorkomen. Daarom is het belangrijk dat iedereen zich veilig genoeg voelt om hulp te zoeken en weet waar ze ondersteuning kunnen vinden
―
Suze
Wat definieert een sociaal veilige omgeving voor jou?
Suze: ‘Het is lastig om er echt één definitie aan te houden. Maar ik denk dat het een omgeving is waarin veel geaccepteerd wordt. Dus waarin mensen zichzelf mogen zijn. Maar ook openstaan voor een gesprek. Het is belangrijk dat mensen begrijpen dat comfortniveaus verschillen - wat voor de een veilig voelt, hoeft dat voor de ander niet te zijn. Het belichten en bespreken van die verschillen bevordert meer begrip voor elkaar.’
Mette: ‘Een sociaal veilige omgeving biedt ruimte aan mensen om zorgen te uiten en vragen te stellen. Als iets ongepast voelt, moeten mensen zich op hun gemak voelen om dat aan te kaarten.’
Hoe hebben jullie sociale veiligheid concreet aangepakt tijdens de OWee?
Suze: ‘De ‘Ben je oké?’-campagne speelt een belangrijke rol in het bespreekbaar maken van het onderwerp. Het is een initiatief van de Rutgers Stichting. Het alleen al zichtbaar maken van die vraag, ‘Ben je oké?’, lokte uit om een gesprek te voeren. Het moedigt studenten aan om hulp te zoeken als dat nodig is.’
‘Het doel is om het normaal te maken om bepaald gedrag of situaties te bespreken en te benoemen. Dus ook als je iets ziet en je twijfelt, dat je kunt zeggen: ‘Ben je oké?’. En dan kan het antwoord ook best ‘Oh ja, het gaat prima’ zijn. Als die sfeer er maar is, waarin je die vraag kan stellen. Dat is voor mij het belangrijkste. ‘
Mette vult aan: ‘Deze campagne loopt al enkele jaren, maar we hebben geprobeerd het bereik verder te vergroten. Veel herhaling was de kracht. Overal hingen posters, het was onderdeel van de centrale opening, onze sociale media en e-mailcommunicatie. Zo plant je hopelijk wat zaadjes bij mensen.’
‘Daarnaast waren er ook onze eigen initiatieven, zoals het evenement Studentenpraat, een ´Ben je oké?’ aanvoerdersband waardoor duidelijk zichtbaar was wie van de organisatie is en je dus om hulp kan vragen en de trainingen voor mentoren waarin welzijn en sociale veiligheid ook een belangrijke rol spelen. ‘
Suze: ‘Onze focus heeft twee aspecten: Zoveel mogelijk voorkomen dat er iets niet goed gaat door het creëren van een veilige omgeving. Daarnaast zorgen we ervoor dat mensen weten waar ze terecht kunnen als er wél problemen zijn. Omdat je niet alles kunt voorkomen. Het is belangrijk dat iedereen zich veilig genoeg voelt om hulp te zoeken en weet waar ze ondersteuning kunnen vinden. Want de TU Delft heeft best opties om hulp te krijgen, maar dat zou zichtbaarder mogen zijn. Daarom hebben wij bijvoorbeeld een routekaart gemaakt. Daarop staat duidelijk aangegeven waar studenten terecht kunnen met vragen of problemen. Het doel was om het zo laagdrempelig mogelijk te maken. Want als je iets rottigs hebt meegemaakt, wil je niet ook nog een hele zoektocht moeten houden om uit te zoeken waar je hulp kunt krijgen.’
Leveren alle inspanningen de resultaten op waar jullie op hopen?
Suze: ‘Het is moeilijk om precies te meten. Hoewel we geen specifieke statistieken bijhouden, versturen we dagelijkse enquêtes waarin we studenten vragen naar hun ervaringen, emotionele toestand, groepsdynamiek en mentorrelaties. Dat helpt ons het welzijn te peilen, ook al hangen we er geen harde cijfers aan. We zagen dat er meldingen werden gedaan en dat er gesprekken zijn gevoerd, wat erop wijst dat de drempel om hulp te zoeken lager wordt. Het blijft moeilijk om precies te zeggen hoeveel impact we hebben, maar mijn gevoel zegt dat we een verschil maken.’
En als je het bijvoorbeeld vergelijkt met jullie eigen OWee? Zie je daarin verschillen?
Suze: ‘Het grote verschil is dat het mij, 5 jaar geleden, niet is opgevallen dat er aandacht aan werd besteed. Ongetwijfeld zijn ze achter schermen ook bezig geweest met sociale veiligheid, maar het is nu veel zichtbaarder, duidelijker en explicieter. Er is dus echt iets veranderd en verbeterd.’
Er zijn recent mediaberichten geweest over problemen rond sociale veiligheid bij TU Delft. Hoe hebben jullie dat als studenten ervaren?
Mette: ‘Ik denk dat dat meer geldt voor werknemers van de TU Delft. Maar het geeft wel aan hoe belangrijk sociale veiligheid is. Ik denk dat het rapport benadrukt dat de universiteit er meer aandacht aan moet besteden en dat heeft, misschien indirect, natuurlijk ook zijn weerslag op studenten. De universiteit heeft al veranderingen doorgevoerd, al is er altijd ruimte voor verbetering. Maar de situatie zoals die in de rapporten staat beschreven, daar merk ik persoonlijk weinig van.’
Suze: ‘Als studentenbestuur is onze ervaring anders omdat we geen standaard werknemers van de TU Delft zijn. Hoewel we in deze rol naast student ook TU Delft-medewerkers zijn, zijn we niet direct vergelijkbare problemen tegengekomen.’
Mette: ‘Wat ook echt het verschil maakt is dat vanuit studenten veel eigen initiatief komt. Studentenverenigingen, of besturen zoals wij, zijn er veel mee bezig. Ik kan me voorstellen dat dat anders is dan wat bijvoorbeeld een werknemer van een faculteit meemaakt.’
Hebben studenten het dan allemaal heel makkelijk?
Mette: ‘Nee, zeker niet, maar studentendruk verschilt van werknemersdruk. Studenten hebben te maken met financiële druk en beperkte woningbeschikbaarheid. Tel daarbij op mogelijke langstudeerboetes, academische verantwoordelijkheden, sociale kringen, verplichtingen bij studentenverenigingen en relaties met huisgenoten… het kan overweldigend worden.’
Daarnaast is er de prestatiedruk. Dat was het onderwerp van de Studentenpraat, één van de initiatieven in de OWee die we eerder al noemden. We organiseerden sessies - je moet je een soort ‘College Tour’-achtige setting voorstellen - met een spreker die ervaring heeft met studentenbestuurswerk in Delft en er een boek over heeft geschreven. Het onderwerp van dit jaar in de Studentenpraat was daardoor ‘balans’: het balanceren van een sociaal leven met studie en het omgaan met bijbehorende druk. Dit is iets wat veel studenten meemaken, ook als we kijken naar onze eigen omgeving. Het was interactief, dus met ruimte voor vragen. De setting in de Oude Kerk creëerde een intieme sfeer, wat extra bijdroeg aan goede gesprekken.
Meer informatie is niet altijd beter; studenten en medewerkers willen snel en makkelijk weten waar ze terechtkunnen
―
Mette
Terugkijkend op je bestuursperiode, waar ben je het meest trots op?
Suze: ‘Het kostte veel tijd en inspanning om iedereen te informeren over onze aanpak en consistente boodschappen te behouden. Via onze commissies en mentortrainingsprogramma's hebben we duidelijke protocollen opgesteld voor het omgaan met verschillende situaties. Dankzij de ervaring van voorgaande jaren wisten we precies hoe we meldingen moesten afhandelen en mensen naar de juiste hulpbronnen moesten doorverwijzen, zodat iedereen de juiste ondersteuning kreeg. We hebben dus vanaf het begin veel in dit onderwerp geïnvesteerd, en dat is de moeite waard gebleken.’
Mette: ‘We hebben een aantal keer gehoord dat mensen onder de indruk waren van onze aanpak als studentenbestuur bij het implementeren van deze initiatieven. Zelfs binnen TU Delft waardeerden mensen onze vereenvoudigde aanpak van wat voorheen complexe informatie was die verspreid was over verschillende pagina’s op de website.’
‘Ik denk dat de studentengemeenschap vooroploopt op dit gebied. Studenten handelen vanuit intrinsieke motivatie - we ondernemen deze initiatieven omdat we oprecht geloven in het belang ervan. Dat is iets waar anderen van kunnen leren en daar ben ik echt trots op.’
Welke tip willen jullie medewerkers en studenten van TU Delft geven om zelf bij te dragen aan sociale veiligheid?
Mette: ‘Zorg dat informatie toegankelijk en overzichtelijk is. Meer informatie is niet altijd beter; studenten en medewerkers willen snel en makkelijk weten waar ze terechtkunnen. Het draait om herhaling, bewustwording en zichtbaarheid.’
Suze: ‘Ik zou zeggen: wees niet bang om veranderingen door te voeren en kijk naar wat anderen doen. Er zijn zoveel mooie initiatieven die inspiratie kunnen bieden. Samen maken we echt een verschil.’
Bio’s
Suze Vernooij is student aan de TU Delft. Ze heeft haar bachelor Bouwkunde afgerond. Na een tussenjaar is ze begonnen aan de master Transport, Infrastructure & Logistics.
Ze was voorzitter van het bestuur dat in 2024 verantwoordelijk was voor de organisatie van de Ontvangst Week (OWee). Suze was in deze rol verantwoordelijk voor zowel afstemming intern, als extern met pers, verschillende veiligheidsdiensten en studentenverenigingen.
Mette van den Heuvel is student aan de TU Delft. Ze heeft in februari 2024 haar bachelor Technische Bestuurskunde afgerond. Na een half tussenjaar is ze in 2024 begonnen aan haar master Complex Systems Engineering and Management.
Ze was vicevoorzitter en Hoofd Communicatie van het bestuur van de OWee 2024. In deze rol was Mette verantwoordelijk voor externe communicatie (o.a. met de gemeente Delft en de deelnemers van de OWee) en het designwerk.
