Hoe stemt een organisatie besluiten over vastgoed zo goed mogelijk af op de behoeften van de organisatie? Monique Arkesteijn onderzocht bestaande methoden en ontwikkelde een model waarin de voorkeuren van stakeholders leiden tot de beste optie. Haar onderzoek biedt vastgoedmanagers nieuwe aanknopingspunten.
Er bestaan verschillende methoden om tot onderbouwde besluiten over de vastgoedportefeuille te komen. Ze zijn gericht op aandeelhouders of op het betrekken van verschillende stakeholders, van bestuurders tot gebruikers. In het eerste geval is er één maatstaf, namelijk financiële waarde. In het tweede geval zijn er verschillende typen waarden, die ook nog eens op verschillende manieren worden gemeten, weet Monique. “In ons vak gaat het niet alleen om tastbare zaken. De waarde van een gebouw of een ruimte zit net zo goed in de sfeer als in de stenen. Maar in de praktijk zie je dat één belang, bijvoorbeeld de kosten of de behoefte aan vierkante meters, gaandeweg de besluitvorming gaat domineren en andere belangen ondergesneeuwd raken.” Bovendien wordt besluitvorming impliciet gekleurd door prioriteiten of voorkeuren van een verantwoordelijk manager of een ontwerper. “Daarom heb ik gezocht naar een manier om alle typen waarden, inclusief die subjectieve, op een gelijkwaardige manier mee te nemen in de besluitvorming en stakeholders zelf alternatieven te laten ontwerpen en een optimum te laten bepalen. Dat is nieuw.”
Waarde = voorkeur
Voor haar ontwerp- en besluitvormingsmodel verzamelde Monique vijftien bouwstenen, afkomstig uit drie vakgebieden: ontwerpen, besliskunde en management. Het begint met een vraag of een probleem. Een voorbeeld: hoe kunnen alle restauratieve voorzieningen bijdragen aan een levendige universiteitscampus? Alle belanghebbende partijen, van college van bestuur tot studentenraad, wordt gevraagd doelen en variabelen te bepalen en hier vervolgens waarde (voorkeur) aan toe te kennen. Dit proces beslaat zes stappen. Doorgaans benoemt de stakeholder vrij abstracte doelen, zoals de toegankelijkheid van een voorziening, en dient de manager of een ontwerper dit concreet te maken. “Ik heb alle stakeholders gevraagd om aan te geven wat goede toegankelijkheid is en zij vertaalden dat naar gewenste loopafstand in minuten. Dit levert per stakeholder heel concrete voorkeuren op.” De uitkomst is één geïntegreerde voorkeursscore, waarbij de individuele voorkeurscore per criterium en stakeholder wel bekend is.
Ontwerpen
In de vijfde stap kunnen stakeholders alternatieven voor de bestaande vastgoedportefeuille ontwerpen. “Tijdens twee workshops gaan ze aan de slag met een digitale plattegrond waarop ze al klikkend allerlei interventies kunnen plegen.” Bij elke ontwerpstap is zichtbaar hoe de voorkeursscore verandert. Belangrijk aspect van het proces is dat stakeholders hun input tussentijds kunnen wijzigen of bevestigen.
Het ontwerpen is behalve een groepsproces ook een leerproces, zegt Monique. “Doordat ze samen ontwerpen, begrijpen de verschillende belanghebbenden dat de eisen die ze aanvankelijk stellen niet altijd overeenkomen met wat ze bedoelen. Ze gaan inzien dat niet alles zomaar kan en dat andere belangen ook waarde vertegenwoordigen.” Ofwel, gaandeweg worden prioriteiten gesteld en tegenstellingen opgelost. “Het proces stopt als iedereen het met elkaar eens is. De uitkomst is een optimaal alternatief voor de huidige situatie.”
Proefkonijnen
Monique testte de methode uit in drie pilotprojecten, twee aan de TU Delft en één bij ICT-bedrijf Oracle. “In de casus met de restauratieve voorzieningen op de campus bleek de toegevoegde waarde van de voorkeursstrategie ten opzichte van de huidige situatie 54 – op een schaal van 100 – te zijn.” Wat vinden de proefkonijnen er zelf van? “Met name het ‘al doende leren’ wordt zeer gewaardeerd”, aldus Monique. Ze hoopt dat haar onderzoek de aanzet is tot de ontwikkeling van een toegankelijke gebruikerstoepassing voor de eerste, generieke fase van het proces. “Een app of een web-based tool, dat eenvoudig door vele partijen kan worden gebruikt.”
Gepubliceerd: december 2019
Meer informatie
